资金管理

当学院收到奖励通知时，这个过程从奖励前阶段转移到奖励后阶段. 奖助金管理部门与受资助的研究办公室密切合作，以确保从奖前活动顺利过渡到奖后活动, 并与主要研究人员以及奖项颁发后的管理人员进行交流.

拨款管理部门将与首席研究员一起接受和/或协商拨款或合同. 这个过程从审查所有的条款和条件开始, 补助金管理当局会在哪些地方强调特别条款及条件, 比如限制, 和需求, 以及核实协议的内容.

如果有必要的话, 奖学金管理部门将代表学院和首席研究员就奖学金的条款和条件进行谈判. 如果没有问题或谈判过程，则该奖项将进入设置过程.

所有奖助金都流入拨款会计，并由预算和拨款主任或其他指定机构官员正式批准.

PI/PD负责监督所有支付给补助金的费用. 我们建议您每月至少审查一次您在班纳的奖助金预算，以避免成本超支并确定任何分配不当. 错误可能会发生, 但是，如果在短时间内发现错误，可以很容易地转移记入拨款的费用. 确保所有的发票, 抵用券, 并且已提交的工资费用将正确地记入补助金. 拨款预算超支由PI/PD部门负责.

您可以通过登录BannerWeb(通过 澳门葡京博彩软件门户).

分配给任何资助项目的所有非补偿性费用在处理之前都由资助管理部门审查和批准，以确认该费用符合奖励的条款和条件，并确定提供了足够的文件和理由. 这个程序的一个例外是预支费用, 在补助金发放后，由补助金管理部门审核(见经费支出)。. 如果赞助项目符合以下标准，则允许支付费用:

1. Reasonable—a prudent person would have purchased this same item and paid same price; an arms-length arrangement.
2. Allocatable—expense is allocated to a project in proportion to the benefits derived to the program objectives; the investigator is the responsible person who determines the proportional charge to the project.
3. 在相同的情况下，一致处理的费用由机构以相同的方式处理.
4. 允许的-以上三个标准都满足，并且根据奖项的条款和条件，费用被允许作为直接成本.

联邦协议的支出受 CFR 200 -统一管理要求, 成本原则, 以及对联邦奖励的审计要求. 如果您对某项的允许度有疑问, 我们鼓励您在购买之前与赠款管理部门联系.

从赞助资金来源购买的物品需要保存文件. 联邦政府资助的采购所需的文件包括采购订单, 发票, 竞争性报价或建议书的副本, 选择唯一来源的理由, 以及成本/价格分析, 以及批准. 经验法则是，所有文档都应该是“不言自明的”。. 所有的费用文件都被扫描到Banner系统，并按照联邦和州法律的要求保留赠款和合同.

College ProCards不能设置为直接默认外部资助. 如果有任何与助学金相关的费用在大学校园会上, 费用必须按照适当的程序和批准程序重新分配给奖助金.

助学金管理协助预算和审查费用收取赞助项目在澳门葡京博彩软件. 这一过程确保了赞助项目的成本公平合理的分配和允许. 然而，在任何会计系统中，偶尔都会出现过账和分配错误. 主要研究者有责任定期审查并确保向资助项目收取的费用的合理分配和准确性. 定期复核应在过账的合理期限内进行. 主要研究人员应该定期审查他们的联邦奖励. 一旦一笔交易记录在澳门葡京博彩软件总账上，需要重新分配, 转帐请求可以是日记账，也可以是成本转帐. 请参阅成本转移政策，以澄清哪些费用转移符合成本转移.

所有日记账和成本转移, 工资单和非工资单, 必须由主要研究者或指定人员授权，并在处理之前由资助管理部门审查和批准吗.

日志请求应该包括日志, 交易原始发布的截图或打印输出, 所有原始文件的复印件.

如果项目被确定为成本转移，那么它必须包括日记账所需的所有上述文件以及完整的成本转移表.

助学金管理局准备赞助机构要求的所有财务报告. 未经教育资助署助理署长核实，不向保荐人提供任何财务资料.

PI/PD负责所有叙述或技术报告. Many sponsoring agencies require annual progress reports; check the specific grant terms and conditions. 与教师发起的补助金有关的所有叙述报告和信件的副本应转发给补助金管理部门. 与机构赠款有关的所有叙述性报告和信件的副本应转发给公司办公室 & 基础的关系.

一旦最终报告的所有要求和所有可交付成果都已完成并被赞助者接受，那么补助金将被视为关闭, 所有的收入都收到了.

在赞助项目结束时，基金将被检查是否有任何错误. 在此过程中，如果发现任何不允许的费用，费用必须转入部门基金. 费用分摊和努力报告将得到核实，赤字需要清除. 此外，任何开放的产权负担必须关闭. 如果项目是固定价格且存在余额, 补助金管理局将根据固定价格协议的关闭指示关闭基金.

在所有内部和外部要求都得到满足之后, 奖助金管理部门将开始在奖助金结清清单中记录的奖助金结清过程，并将开始奖助金档案的记录保留期.

预算计划是在奖励过程中批准的项目或计划的财务表达. 一旦拨款被授予，批准的预算将进入Banner. 授予的预算可能与提案不同. 补助金管理将始终按照赞助者授予的金额进入预算.

在获得资助后, 项目负责人可以确定批准的预算拨款与实际项目需要不一致. 他/她可以要求从一个支出类别中重新分配资金, 或者账户代码, 到另一个能更好地反映项目需求的账户代码类别. 这个过程被称为重新预算或预算修订.

拨款有各种各样的变化，包括内部或外部批准.  这些包括:

• 调整项目周期的长度
• 工作范围的变化
• 增加了一个子奖项
• 更改PI或增加Co-PI
• 授予前费用超过90天
• 重新编制预算项目
• 参与者支持费用的重新预算(具体到国家科学基金奖励)

请求的类型以及赞助者的要求和资助条款和条件, 指定请求是否可以在内部或外部由发起人审核和批准.  重要的是要注意，在任何一种情况下, 申请必须由助学金管理部门审查和批准.

许多联邦机构已将批准此类变更的权力移交给获奖院校. 如果主要研究者希望修改授予的预算或对其拨款进行其他行政变更, 他们应该联系拨款管理部门，以获得适当的程序. 实际的变更请求必须以书面形式提出，或者使用事先批准申请表.

次级接受者直接向赠款管理部门提交发票. 初步审查后，拨款管理部门将把发票转交给首席研究员批准. 一旦PI批准, 发票将退还给赠款管理部门以核实签名，并与任何其他赠款费用一样处理.

在PI批准发票之前，应该对其进行审查，以确保费用是正确的，并且在有关的计费期间是允许的. 如果PI不同意任何费用，则不应批准发票，并应通知分收货人任何问题. 只有当工作符合PI要求时，才应批准发票.

E-Verify是一个基于互联网的系统，由国土安全部(DHS)与社会保障局(SSA)合作运营，允许参与的雇主以电子方式验证其新雇佣员工的就业资格.

任何联邦合同或分包合同, 9月8日以后颁发, 2009, ，其中包括电子验证条款(48).CFR第2,22条; & 52), 这超过了120天和100美元,000, 以及包含该条款且超过3美元的分包合同,000, 是否要求所有新雇员都进行电子验证, 包括学生工作者.

所有与澳门葡京博彩软件签订联邦合同的雇员都必须填写I-9表格. 人力资源和工资办公室将确保所有从事联邦合同工作的澳门葡京博彩软件员工和学生都在E-Verify系统中进行处理.

参与者支持成本是支持接受培训机会的个人作为讲习班的一部分的成本, 会议, 研讨会, 研讨会或其他由赞助奖项资助的短期教学或信息共享活动. 费用可能包括津贴或生活津贴, 旅行津贴, 支付给或代表参与者(非员工)的注册费. 参与者不为项目或计划执行工作或服务. 参与者不需要为大学提供任何东西或提供任何服务来换取这些支持费用.

不允许的费用被澳门葡京博彩软件定义为那些根据联邦赞助协议的条款和条件不能报销的费用和/或在2 CFR 200 -统一管理要求中特别确定为不允许的费用, 成本原则, 联邦奖励的审计要求(“统一指南”), 由美国管理和预算局(OMB)出版.

采购:自2014年12月26日起，澳门葡京博彩软件采用了新的统一指导(CFR Title 2: 奖助金 and Agreements PART 200), 但选择将采购条例的采用推迟到2019财年, 7月1日开始, 2018.